TENDER terbuka memang lebih baik bagi mengekang rasuah dan salah guna kuasa oleh seorang dua yang berkuasa.
Namun, ia bukan suatu jaminan ketirisan dan rasuah tidak boleh berlaku.
Hal ini kerana sistem yang baik semata-mata tidak mampu mengelak daripada jenayah, dosa dan maksiat.
Individu itu sendiri perlu diberi kesedaran mendalam bagi menolak rasuah, salah guna kuasa dan ketamakan harta.
Ibarat sebuah perkahwinan belum tentu ada jaminan terselamatnya seseorang daripada zina. Sama juga seperti teknologi canggih belum mampu menjamin produktiviti lebih baik.
Bayangkan, sekiranya individu yang memasukkan data atau mengendalikan teknologi itu korup, teknologi canggih sekalipun tetap menghasilkan output salah.
Ia sama seperti istilah garbage in garbage out iaitu suatu kiasan dalam perakaunan.
Sistem perakaunan yang canggih tetap akan menghasilkan keputusan salah jika data seperti ‘sampah’ dan penuh kesalahan dimasukkan dalam rekod.
Tender terbuka ibarat suatu sistem, tetapi perasuah masih mampu mengelak dan kekal ‘menikmati’ rasuah jika tidak diletakkan prosedur operasi standard (SOP) tambahan dalam pelaksanaannya.
Berikut merupakan antara proses biasa dalam sistem tender terbuka.
Pertama, maklumat tender terbuka biasanya diiklankan kepada orang awam dengan menyatakan tarikh tamat untuk setiap permohonan.
Kedua, setiap permohon dikehendaki menghantar maklumat lengkap syarikat dan kemahiran berserta lesen-lesen berkaitan dan pengalaman, selain harga servis.
Ketiga, apabila semua permohonan perlu diserahkan dan ketika inilah akan berlaku masalah.
Keempat, apabila tarikh pembidaan ditutup, setiap permohonan oleh syarikat berminat akan disemak oleh pihak tertentu.
Adakalanya, wujud jawatankuasa teknikal yang akan menilai dari sudut kemahiran teknikal para pembida.
Di sini boleh wujud masalah, khususnya sekira ‘arahan’ dari pihak atasan menekan pengerusi jawatankuasa.
Kelima, jawatankuasa harga pula akan melakukan penilaian dan memberi markah. Di sini boleh wujud masalah sama seperti di atas.
Keenam, kedua-dua markah yang dicampurkan dan nama syarikat dihilangkan (mengelakkan kebocoran) apabila kertas dibawa ke lembaga pengarah untuk makluman dan pengesahan pelantikan syarikat.
Di sini masih boleh wujud masalah, jika ada mana-mana ahli lembaga pengarah yang terlebih dahulu mendapat maklumat dan mereka akan mengganggu proses pemilihan.
Ketujuh, syarikat terpilih dan surat tawaran diberikan.
– Gambar hiasan
Itulah proses biasa dalam tender terbuka secara ringkas. Jika lihat, untuk item pertama dan kedua tiada masalah.
Namun, bagi item ketiga, keempat, kelima dan keenam, para perasuah masih boleh memainkan peranan di situ serta ketirisan masih boleh berlaku.
Justeru, beberapa cadangan dikemukakan bagi menambah baik sistem tender terbuka yang sedia ada ketika ini.
Pertama, pastikan setiap borang pembidaan tidak boleh dibuka oleh mana-mana pegawai sehingga tarikh bidaan ditutup dan kandungannya tidak boleh diubah selepas dihantar.
Ini memerlukan kawalan dan SOP yang ketat. Jika gagal, kemungkinan akan berlaku kebocoran maklumat dan seterusnya mendorong ahli jawatankuasa menghubungi pembida dan membocorkan harga pembida lain.
Tindakan itu bagi memastikan pembida yang berkait dengan ahli jawatankuasa tersebut menang dan mereka mendapat komisyen.
Kedua, jawatankuasa yang tidak begitu mahir dengan aspek teknikal yang dikehendaki mesti dielakkan dan sebuah konsultan luar dilantik.
Saya juga telah berjumpa dengan syarikat teknologi yang diberikan kontrak, namun disebabkan jawatankuasa teknikal tidak mahir, pihaknya kerugian puluhan juta ringgit.
Tatkala itu berlaku, kawalan maklumat perlu jelas dan kukuh agar nama pembida tidak didedahkan kepada konsultan bagi mengelakkan kecenderungan kepada syarikat pembida tertentu.
Ketiga, jawatankuasa tidak cekap dan bersungguh ketika melakukan semakan harga pasaran dengan menganggap semua harga diberikan pembida mengikut nilai pasaran.
Rupa-rupanya, semua pembida meletak harga mahal. Contoh, pernah berlaku di sebuah syarikat yang membuka tender menyiapkan hotel lima bintang dan semua pembida meletakkan harga RM400 juta ke atas.
Apabila hotel terbabit siap, penilaian oleh syarikat penilai bebas mendapati menilai hotel itu hanya RM250 juta.
Ini jelas membuktikan syarikat terbabit telah terlebih bayar. Tender terbuka dalam konteks berkenaan tidak membantu syarikat itu daripada mengelakkan berlaku ketirisan atau mungkin rasuah.
Selain itu, banyak kali juga berlaku, pembida membida barangan tertentu untuk dibekalkan kepada sebuah agensi.
Setelah melalui proses teknikal dan harga, pemenang sudah ada dan hanya memerlukan pengesahan lembaga pengarah.
Namun, setelah disemak di pasaran secara online untuk barangan yang sama, nilai bidaan semuanya melebihi dua hingga tiga kali ganda daripada harga runcit.
Sedangkan pembayaran hanya dalam tempoh 30 hari dan tempahan secara bulk, sepatutnya layak mendapat harga murah serta kompetitif. Di sinilah berlakunya ketirisan lagi.
Selain itu, wujud beberapa klausa pengecualian tender terbuka untuk kes kemahiran unik, kecemasan dan urgency.
Di sini masih boleh wujud masalah kerana dibenarkan untuk direct nego atau request for proposal (RFP).
Sekiranya melibatkan RFP dan rundingan terus kepada pembekal disebabkan kemahiran unik atau kesegeraan, suatu SOP jelas mesti disediakan bagi mengelak salah guna kuasa.
Hakikatnya, SOP dengan semakan beberapa lapisan memang bagus, namun ia akan melambatkan proses tender. Justeru, satu kaedah semakan yang efisyen dan berkualiti mesti dilaksanakan dengan bantuan pakar dari luar.
